公文的写作过程分为哪几个步骤

商务文书写作需要经过六个步骤：制定正确的行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定文章的层 次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。 撰写商务文书的行动目标是希望该文书的对象收到文书后采取什么行动。 在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。因此，撰写商务文书时撰写者 的意愿是“被动目标”，目标读者的实际行动才是“主动目标”。很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区——把自己 的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或 需要完成的工作任务，而忽略接收文书方的感受。 为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中， 能够收获什么？只有使撰写者在乎的内容与希望对方采取 的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。 某公司总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求秘书 这封邮件就是一个商务文书。在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都 参加会议”，因此邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进 一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。 要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有 秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。换言之， 总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺 利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总 经理秘书需要其他秘书给一个能否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。 判断商务文书的正式程度，可以依据正式指数。正式指数主要由三个问题来确定： 商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1～10 分之间予以打分。例如，特别了解目标读者的为10 内容为好消息的为10 分，坏消息的为 分。三个问题的得分之和越低，商务文书越正式。 形式是指商务文书采用的媒介形式，如电子邮件、书信或便签等。媒介形式可以决定商务文书的体裁、格式以及称谓 的具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬 头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商 务文书，会给目标读者受到重视的感觉；一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。 语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。 商务文书写作需要经过六个步骤：制定行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定层次结构、列出 文章大纲、撰写文章初稿。以下对这六个步骤的要点做详细 说明。 在撰写某一个商务文书之前，应该首先回答一个问题，即希望该文书的对象收到文书后采取什么行动，这个问题的答 案就是撰写商务文书的行动目标。 在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。因此，撰写商务文书表达的意愿是“被动目标”，对方的 实际行动才是“主动目标”。很多人撰写商务文书时往往陷入 一个误区，把自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注 自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书的对方的感受。 认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。这就需要再问自己一个问题：作为商务文书的撰写 者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传 递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有 将撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能 有效地把被动目标转化为主动目标。 下面以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。在某公司中，总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开 会，要求她在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘 书。这封邮件就是一个商务文书。 在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，而不是简单地通知会议的时间和地点。 因此，在邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样并 不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求 所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。 要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这 件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味 着自己组织工作失败。换言之，总经理秘书希望在总经理面 前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一 判断商务文书中应该采用的正式程度时，可以应用“正式指数”操作。正式指数主要根据以下三个问题确定： 商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1－10 之间予以打分。例如，特别了解目标读者的为 10 给下属写文书则为10 分，给平级写则为 分；内容为好消息则为10 分，坏消息则为 分。三个问题的得分之和越低，相应的商务文书应该越正式。 了解了正式指数的内容之后，就需要了解商务文书正式程度的表现方面： 形式是指商务文书采用的媒介形式，例如电子邮件、书信或便签等。媒介形式不同决定商务文书的体裁、格式以及称 谓的具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带 抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的 商务文书，会给目标读者受到重视的感觉。一般的电子邮件 和便签则属于非正式的商务文书。 语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。 把握商务文书的总体风格时，可以依据游说矩阵。如图1所示，在游说矩阵中，纵坐标 表示资源的充足程度，即沟通内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难，横坐标代表商务文书的撰 写者与目标读者立场的一致程度，即双方是否相互认可。这 两方面的因素共同决定了商务文书的总体风格。 由此可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：第一象限的简单型，特点是撰写者与目标读者立场一致，并 且资源充足、不存在障碍；第二象限的说服型，特点是资源 充足，但撰写者与目标读者立场不一致；第三象限的艰难型， 特点是撰写者与目标读者立场不一致，资源也不充足；第四 象限的解决问题型，特点是撰写者与目标读者立场一致，但 资源并不充足。 根据游说矩阵的分析结果，可以按照以下方式来把握商务文书的总体风格： 简单型商务文书的总体风格是以罗列事实为主。简单型商务文书的行动目标对目标读者的难度不大，并且立场也保持 一致，所以在内容上只要告诉目标读者要发生的事情即可， 篇幅可以尽量简短。 由于说服型商务文书的行动目标与目标读者不一致，撰写者需要改变读者原来的想法和认识，尽管资源状况充足，仍 然需要与目标读者进行反复沟通。因此，这类商务文书通常 幅较长，简短的形式无法表达清楚，并且需要突出强调撰写者的利益所在，充分分析自己观点或想法的优势和好处， 解决问题型商务文书通常用于员工与领导进行沟通并且意见不一致的时候，总体风格是有问有答且篇幅较长。换言 之，在这类商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形 式向目标读者提供一种甚至多种方法的解决方案。 艰难型商务文书在资源和立场上都遇到了障碍，达到有效沟通的几率很小，是否有值得花费精力撰写就要三思而后 某公司总经理要求秘书安排公司的新年晚会，预算是5000 元。在这个事件中， 1.秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近，且饭菜可口， 预算也没有超出5000元。这种情形属于简单型，秘书撰 写商务文书向总经理汇报的时候，只要简单地提出在这个场 地举办新年晚会的建议即可。 2.秘书找到了一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超出500 10 元。这种情形属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，可以选择这个场所的好处及优点自问自答， 把事情分析清楚，力图使总经理形成“虽然超支 500 3.秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工听新年音乐 会。这种情形属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出建议时，需要强调利益所在——不仅可以给员工留下一个 美好的回忆，还能够提升整体素质。 撰写商务文书之前，先分析商务文书的总体风格，可以使撰写者清楚地认识到文书的重点所在，从而使商务文书逻 辑清晰、重点突出，更容易达到行动目标。 商务文书的层次结构主要包括五种类型：连贯式、并列式、分析问题式、问答式、行动结果式。 所谓“连贯式”，是指商务文书的层次结构是按照事情发展的时间顺序展开的。 连贯式层次结构突出的重点是事情的前因后果以及发展脉络。采用这种层次结构的商务文书在整体上是浑然贯通、 11 连成一体，因此读者不能颠倒顺序或者从中间节选开始阅 读，否则表达的意思就不再完整。 在日常工作中，这种层次结构适用于工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装说明等，这些文体的共同要求 都是内容清楚明白。 所谓“并列式”，是指商务文书的各层次之间是并列的关系，又被称为“天鹅下蛋式”。 并列式层次结构突出的重点是每段前面的前提择要，作为后续并列内容的引子。并列式层次结构的各层次间是并列关 系，所以便于读者按照兴趣或关注的重点分段阅读。 在日常工作中，这种层次结构适用于报告、总结和建议书等类型的商务文书。 问答式；12 所谓“分析问题式”，是指从问题出现到最终解决的逻辑关系展开的层次结构。 在实际工作中，出于不同需要，分析 问题式层次结构还可以分为以下四个类型： 第一，“只有结果”，这种商务文书没有必要提及问题的原因和相关分析，包括批复、指示、命令等。 第四，“提出问题、分析问题、解决问题”，这种类型包括了处理问题的整个逻辑，例如指导性的通报和决议。 所谓“问答式”，是指运用问答的形式组织商务文书的全篇内容。 时代光华《公文的写作与管理技巧》课后答案关闭 上行文收文 下行文 平行文 行文方向发文性质 文书来源 公文处理要求 14 行政公文外部信函 会务公文 事务公文 总结计划 通知 命令 报告请示 通知 通报 下级向上级主管汇报的一种文书下级向上级反应情况的 文书 书写报告时材料要新颖、全面 报告产生于事后和事 务发展中 多事一请或一事一请单头请示 严禁越级 不抄送下级 公文书写除了具有合乎规范的文种、选择和格式外，公文最大的特点是： 实用性真实性 时效性 规范相 请示报告 批复 公函 10.按内容，可将总结分为： 综合性总结和专题性总结工作总结、思想总结、学习总 结和生产总结 地区总结、部门总结、班组总结和个人总结 汇报性总结和经验性总结 11.会议记录是用于记载传达会议情况和议定事项的会务 公文。此种说法： 正确答案：错误 17 12.书写公文的第一步是拟稿。此种说法： 正确答案：错误 13.计划公文的类型分为表格式计划、条文式计划和文件 式计划三种。此种说法： 正确答案：正确 14.通报是适用于表彰先进、批评后退、传达重要精神或 情况的公文，属平行文行文。此种说法： 正确答案：错误 15.公文具有强制执行的法定效力。此种说法： 正确答案：正确