2分钟做出200份Word文档 提高效率必学神技

如果你需要制作：

n张顾客贺卡、n份不同学员的情况表、根据目录将文档拆分成n份、那今天这一招你非学不可。

在职场中，经常遇到这样的情况：

1.需要根据根据学员数量打印或发送文档，让学员完善文档信息；

2.在节假日为每个客户发送一份贺卡，名字不同，但是祝贺内容相同；

3.制作大型文档时，需要文档的目录对文档进行拆分，一个目录单独成为一个文档。

那么需要到用插入域及创建子文档功能，并且要设置大纲级别才能创建子文档。

完成创建的文档效果如下图所示，为每个学员生成了一份单独的文档。

下面来看看，如何根据学员的信息表，为每个学员单独制作一份文档。

第1步：准备好学员表格。如下图所示，事先将学员的信息录入到Excel表中。

第2步：制作Word模板。在Word中制作好表格框架，并输入信息。注意，我这里没有输入学员的姓名。是因为学员姓名要放到表格上方，设置为1级大纲级别，方便文档在进行拆分，以姓名为节点进行拆分。

第3步：单击【邮件】选项卡下的【使用现有列表】功能，方便选择准备好的Excel表格。

第4步：选择学员信息表。

第5步：选择目标数据所在的工作表。

第6步：将光标放到表格上方，单击【邮件】选项卡下的【插入合并域】按钮，从菜单中选择【姓名】。菜单中的项目便是学员信息表中第1行的字段名。

第7步：用同样的方法，插入【年龄】、【性别】、【学习科目】、【入学时间】的域。然后选中【姓名】域，单击【段落】组中的对话框启动器按钮。

第8步：在打开的【段落】对话框中，设置姓名的大纲级别为【1级】。这一步很关键，后面拆分文档时，便是根据设置了大纲级别的起始位置来进行文档拆分的。所以要将姓名放到表格最上方。

第9步：单击【邮件】选项卡下方的【完成并合并】菜单中的【编辑单个文档】选项。

第10步：选择【全部】记录。

第11步：此时就会生成一个新的文档。文档中根据Excel表的员工信息生成了所有员工的表格。此时，切换到【大纲】视图状态下。

第12步：在【大纲显示】选项卡下，选择显示级另为【1级】。此时文档中就只会显示设置了大纲级别的姓名。然后将光标放到第一个姓名左边，按住Shift键，再将光标放到最后一个姓名右边，就可以选中所有姓名了。最后再单击【显示文档】按钮。

第13步：显示文档后，单击【创建】按钮。

第14步：创建文档后的效果如下图所示。这时按下保存快捷键Ctrl+S键，再找个保存的位置，就可以完成文档拆分了。

如下图所示，是生成文档的文件夹，以每个学员的姓名为名生成一个文档。

打开不同学员的文档，会看到表格中的学员信息也不相同。