入志资料征集基础知识在《卞桥镇志》资料收集人员培训班上的讲稿

入志资料征集基础知识

——在《卞桥镇志》资料收集人员培训班上的讲稿

王照伦

2009-08-14

1 方志的概念

首先，对地方志作个简要的介绍。在这里，只能简单的说，因为要说明白这个问题不是1件容易的事情，需要写1本大书才行——就是1本大书也未必能说清楚。我已经发表了100多篇这方面的文章，字数超过54万字，我自己感觉有些问题仍然没有说清楚。

从事地方志工作，应该知道什么是志、志什么、如何志。

地方志简称方志，方志简称志。什么是地方志，现在国内外并没有统一的认识，有关方志的概念多达10几种，可以说是见仁见智。2006年我在全球最大的在线百科全书——维基百科上为地方志下的定义，至今还没有受到质疑：地方志是记述特定时空内1个方面或各个方面情况的资料性文献。地方志的地方，不仅仅是针对中央的那个地方，也不只是行政区划界定的区域，而是广义上的某个区域。它既可以是某个行政区域，如省域、市域、县域、乡域、村域等。也可以是1个地理概念，如江河的流域、山脉所在的区域、海域等。还可以是国域、国外的某个区域，如某个国家、某个国家的某个区域、跨几个国家的某个区域等。地方志按它记述的空间不同可以分为行政区域志和非行政区域志2大类。记述空间是行政区域的有：国志、省志、自治区志、直辖市志、市志、县志、乡志、镇志、村志等。记述空间不是行政区域或跨行政区域的有：山志、江（河）志、海域志、海岛志、寺（庙）志、南极志、远东志、西欧志、北美志等。按照志书记述的内容不同可分为2类。1类是综合性志书。综合性志书记述的内容是所志时空的方方面面，从自然到社会、从经济到政治、从美德到陋习，无所不包。一统志、省志、县志等即属此类。另一类是单一性志书。单一性志书记述的空间可以是某个行政区域，也可以是几个行政区域和非行政区域，还可以是国外的某个国家或跨国家的某个区域。这类志书的名称庞杂，如：山东文化志、中国戏曲志、欧洲风俗志、南极矿业志、日本服装志、西非报业志、平邑县水利志、临沂市农业志、亚洲铁路志、东欧工业志、北戴河水产志、世界人口志、西欧教育志、各国领海志、北美物产志、南极探险志、世界航天志、北极动物志、太平洋生物资源志、中国淡水渔业志、杂志、怪异志，等等。按照志书记述的时间不同可分为通志和断代志2类。通志记述的时间上限是被志事物的发端，下限是志书断限（截止时间）。如《费县志》（时限是开天辟地到1985年）。断代志记述的时限是某个时期或者说某个历史阶段，如《费县志（1986-2005）》。

说白了，志，就是记。古人说：志者，记也。换言之，志书就是1篇很长的记叙文章。

以上是地方志作为名词讲的基本情况。

既然志就是记，那么，记什么？如何记？就是接踵而来的问题了。

2 时空

时间，由于《卞桥镇志》是卞桥历史上的第1部志书，记述的上限就是事物的发端，下限定在2009-08-31。空间，卞桥镇的行政区划范围之内。也就是说，凡是在卞桥镇地域内的人和事都是应当记述的。用卞桥方言去说就是：凡是在咱这一亩三分地里的人和事都记上一截骨。还有，与卞桥有关的人和事，也是应该记述的。这虽然突破了传统方志“越境不书”的原则，但是，由于21世纪的情况和地方志产生时的状况已经有了很大的不同——大量的事物的发展突破了行政区域的界限，邑人到镇外有大量的活动——政治、经济、文化、社会等各个方面，镇志记述这些事情就是自然而然的了。

3 资料征集的基本原则

本着先易后难的原则进行。什么容易做就先做什么，最后怎么也不清楚的只能舍弃了。

4 入志事物5要素

所有记入镇志的事物基本上都应该有以下5个要素：何时（When）、何地（Where）、何人（Who）、何事（What）、结果如何（What results）。因为这5个短语的英文首字母都是W，称之为“5W”。

还没有完结的事物，即正在发展着的事物，记截止日期时的状态。

5 人事互见

从20世纪后半期开始，史志类文本有2种很不好的倾向，1是在记事的时候见物不见人，这就使得记述失去了生动性。2是在记人的时候见人不见事——简历式。大家知道，除自然灾害等极少的事情外，所有的事情都是人做的；除极少的白痴外，所有的人都会做事——不论是好事情还是坏事情。所以，既要见人又要见事是客观事实对地方志的基本要求，如果做不到这1点，就不能说这本志书是高质量的。以上5W的提出，就是基于这些。

6 行文要求

简单的说，就是开门见山、平铺直叙，用卞桥方言说就是伸勺子挖干的。方志语言有准确、规范、简洁3个基本特点。

7 最容易出错误的问题

7.1 人名（白字、同音字）

7.2 地名（不同历史时期不同）

7.3 时间（农历、公历）

7.4 数字

7.5 输入方造成的错误

注意，用拼音输入法处理的文字，要注意同音字的错误使用；用五笔字形输入法处理的文字，要注意相形字的使用错误。

8 入志事物要完整

要把事情的来龙去脉写清楚。一般要有背景——开端——过程——结果这几个环节。

9 多说并存

当1种事物多说并存的时候，各种说法都要记述。

10 关于历史资料问题

在资料征集过程中，很可能遇到古文献资料，如家谱、碑文、官方文书、圣旨等，对于这类资料，应原文照抄，不要译成白话，以保持原意不被曲解。

11 资料搜集的方法

11.1 搜集资料的原则

11.1.1 搜集宜广

搜集面要广。资料要多，多多益善，首轮志书搜集资料与成书字数之比一般为10：1。

11.1.2 发掘宜深

做到掘地3尺，尽量1网打尽，将该跑能收集到资料的地方都去跑，深入挖掘资料。

11.1.3 整理宜细

整理资料要做过细的梳理工作，合理分类，取舍恰到好处，服从整体需要。

11.1.4 管理宜严

资料管理要有1套严格的制度，1不致遗失，2方便使用。

11.1.5 考证宜祥

真实可靠是资料的生命，对收集来的资料一定要多方考证，直至科学正确。

11.1.6 采用宜慎

采用入志的资料要慎之又慎，既要有必要，又要有价值。

11.2 基本要求

11.2.1 全面

要求搜集的资料能反映各层次各类事物方方面面的基本全貌、完整面貌，要做到横不缺“要项”，纵不缺“要素”。

11.2.2 系统

要有反映断限内事物发生、发展、兴衰起伏、发展阶段或脉络的系统的连续性资料，它讲究“纵不断主线”。这种系统的连续性资料，用来反映展示镇、部门、单位地情总体发展的阶段，行业、事业发展的阶段，事物、事件的发展阶段。

11.2.3 严谨

要求资料真实，可靠。统计资料要以统计站公布的为准。

11.2.4 朴实

要求所选用的资料要简明、扼要、有价值。

11.2.5 科学

含义有5。1是政治观点正确，2是准确反映地情，3是不自相矛盾，4是要素齐全记事清楚，5是没有硬伤。

11.3 搜集种类

11.3.1 文字资料

包括档案、有关书报、网上信息、私人资料。档案资料是修志的主体资料。书报资料指有关本行业、本部门的著作、报纸和有关报道文章。网上信息指有关本行业、本部门的信息，取其可靠、合用的资料，注明出处。私人资料包括私人证件、文稿、书信、未发表的诗文等。

11.3.2 口碑资料

包括专项口碑记录、社会调查和民间传说。专项口碑记录：查访当事人、见证人，搜集未曾形成文字记载的资料。社会调查：可进行专项社会调查、采访内行人士、专业人士、广泛搜集、加以整理、形成专题调查报告。民间传说：指文字不曾记载、可信而具地方特色的歌谣、故事和传说。

11.3.3 图片资料

包括地图、各类事物发生变化的示意图、历史图片、现状图片、实物图片。

11.3.4 音像资料

光盘、碟片、录音带、录像带、唱片、激光唱片、激光视盘、网络视频资料。

11.3.5 实地勘测和实物资料

本镇的山川景物、名胜古迹、文物、特产及自然、社会、人文等各方面状况。

11.4 搜集范围

11.4.1 地域范围

卞桥镇的整个辖区，辖区之内不管镇属、市属还是省属、部属、外省市驻卞的统统需要搜集。同时要注意搜集有关政策、经济、文化辐射后超越卞桥镇域的资料。

11.4.2 时间范围

开天辟地～2009-08-31。1要坚持“超时不记”，如有下延的资料，要在总量上予以控制。2要坚持“纵不断线”，即志书断限内的主线资料不能中断，这是志书的惯例。

11.4.3 专业范围

承编单位要打破部门界限，收集整个专业（行业）的资料。特别是工业、商业、教育、科技等更要注意收集本部门以外的本专业资料。

11.5 搜集步骤

在资料的收集过程中应坚持“七先七后”和“三个为主”。

11.5.1 七先七后

先普查后细查。经普查编出资料目录，再依照目录作深入细致的查找、收集。

先内后外。先查阅本单位、本系统收藏的档案资料，后去外单位、外系统、档案馆、图书馆查阅。

先口碑后文献。应缓收文献资料，迅速抢救活资料。

先文字后实物。先查文字资料，文字记载不全，或有疑问，再进行实地考查。

先古后今，由远及近。

先易后难。

先直接后间接。即先收集各类原始资料，在确定查无直接资料的情况下，再收集间接资料。

11.5.2 三个为主

档案材料和书刊材料应以档案材料为主，实物材料和口碑材料应以实物材料为主，近代材料和古代材料应以近代材料为主。

11.6 搜集方法

方法正确才能收到事半功倍的效果。为此，提出以下方法供参考。

11.6.1 提高工作人员的素质

1是要有刻苦、奉献的工作精神；2是除了懂得本专业业务知识外，还要懂得一些自然科学知识和社会科学知识；3是要掌握资料的收集整理与考订等方法和文字写作及计算机运用技能，还要懂得一些古汉语和外语。

11.6.2 拟定资料的征集计划

根据所镇志的篇目内容，拟订其资料的征集计划。拟定时，可以志书篇目中的“目”或“节”作为资料征集的基本单元，将其主题资料、背景资料和考证资料的已知来源、线索、负责收集人、工作进度等一一写明。资料征集负责人的确定原则是“采编合一”。

11.6.3 广泛发动群众

方法可以多种多样：1是以单位或部门的名义发文件、出布告，列出收集资料的内容和要求，号召机关、单位和个人提供资料；2是布置某些基层单位，写基层“志”或“简介”，为修志部门提供资料；3是印发调查表或调查提纲，发给基层单位填写；4是聘请业余采访员或资料员帮助收集资料；5是特约某些知情人或掌握资料线索的人积极提供资料。

11.6.4 查阅档案、图书和报刊

这是收集资料的主战场。

11.6.5 采访知情人

11.6.6 进行实地调查或专题调查

11.6.7 做好博采精收的工作

凡是能设法收集的有关资料，力求收集齐全。同时，对每个资料收集者来说，不仅要把自己应收的资料收全，而且应注意收集虽不是自己负责收集的但对镇志有用的资料，并交给有关负责人。这种“出去一把抓，回来再分家”的分工协作精神，是应该提倡的。

在博采资料的同时，还应注意精收。即精收以下方面的资料。1是反映党的11届3中全会后，实行改革开放、经济体制和政治体制改革等产生的新面貌新成就的资料；2是体现社会主义新风尚、新道德的资料；3是突出时代、地方、专业等特色的资料；4是说明事物发展变化因果关系的资料。5是含有高新技术的生产、科研资料；6是对其他史志或工具书中关于卞桥的记载有鉴别作用的资料（如：《平邑县志》在19页右栏第3段就把建国后的机构名称用在了抗日战争时期。1940年“10月1日，山东省总工会进驻费北卞桥区十八村[今属卞桥镇]一带开展工作。”十八村一带的村庄不是今属卞桥镇，而是今属资邱乡。再如：《平邑县志》18页左栏第1～2行：“教导二旅四团在小卞桥、王庄一带反击。”“小卞桥”应为“卞桥”。卞桥一带没有“王庄”这个村名，实际是“王家庄”。）；7是有补其他史志或工具书关于卞桥的未涉及或断缺的资料；8是有入志价值的实物资料和口碑资料。

11.6.8 利用相关工具书查找资料

工具书用得最多的是书目、索引或资料索引等。

12 资料整理

12.1 整理

按搜集资料的提纲进行归类整理。资料的整理不能有闻必录，不加选择，要仔细斟酌，明辨真伪；要真实可靠，有凭有据，不能道听途说。在充分占有资料的同时，要运用正确的观点去统筹资料。坚持去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里地加工制作，存真求实，删繁就简，使志书资料经得起推敲，能够准确反映历史本来面目。

资料不全的要补，不实的要核，不确的要改，不符合体例的要予以重写，不规范、不统一的要统一规范。

12.2 上报

整理完成后，送镇志办修改、反馈，再修改，直至基本符合要求，上报资料应电子稿（alun01@163.com和镇志资料征集办公室邮箱）和打印稿各1份。