Excel办公实用两大技巧 文档主题与强大帮助系统 会使用吗

为了帮助用户快速创建更美观、更专业的文档，Office 内置了Office的“文档主题”。使用文档主题可以定义颜色、字体和图表等，还能在各种风格主题间进行快速切换，用户只需轻点几下鼠标即可完成。

更难能可贵的是，这些主题是和其他Office 应用软件是组合在一起的，所以，公司内部的所有文件要保持完全统一的风格是很简单的。

Excel中文档主题将会影响到的元素包括：使用主题颜色的单元格或范围、表、图表、数据透视表、形状、SmartArt以及工作表标签等

应用文档主题

在【页面布局】选项卡中单击【主题】按钮，在弹出的扩展菜单中单击满意的主题后即可在当前工作表中应用该主题，如图所示。

选定的文档主题将应用于整个工作簿中的所有工作表，但不会影响其他的Excel工作簿。

自定义主题和共享

1．自定义主题颜色

用户可以自定义个性化的主题颜色，具体方法如下。

在【页面布局】选项卡中单击【颜色】按钮，在弹出的扩展菜单中单击【新建主题颜色】命令。

在打开的【新建主题颜色】对话框中，根据需要选择相应的主题颜色，【名称】编辑框中默认的主题名称为“自定义 1”，用户也可以输入自定义的名称，最后单击【保存】按钮完成设置，如图所示。

自定义主题字体

用户可以自定义个性化的主题字体，具体方法如下。

在【页面布局】选项卡中单击【字体】按钮，在弹出的扩展菜单中单击【新建主题字体】命令。

在打开的【新建主题字体】对话框中根据需要选择相应的主题字体，输入合适的名称，最后单击【保存】按钮，如图所示

自定义文档主题

用户把自定义的主题颜色和字体等个性化设置组合起来，形成一个新的文档主题，以方便在其他文档中调用，具体操作步骤如下。

按上述方法创建自定义的主题颜色、主题字体并选择相应的主题效果。

在【页面布局】选项卡中单击【主题】按钮，在弹出的扩展菜单中单击【保存当前主题】命令，打开【保存当前主题】对话框，在【文件名】文本框中输入自定义的主题名称，单击【保存】按钮，如图所示。

主题效果是对图表元素（如SmartArt、形状和图表）进行操作的。用户不能自定义主题效果。

自定义文档主题文件的扩展名为“.thmx”，保存在“Document Themes”文件夹中，同时新主题也自动添加到【自定义】主题列表中，如图所示

共享自定义的文档主题

自定义的主题文件保存在“Office主题”文件中，保存路径为“C：Documents and Settings＜用户名＞Application DataMicrosoftTemplatesDocument Themes”（实际路径需要根据具体的操作系统而定）。因此，只要将对应的主题文件复制到目标电脑的相同位置就可以实现文档主题的共享。

强大的帮助系统

帮助系统是Office系列的一项重要功能。用户可以从多种途径来获得帮助。

智能化的“屏幕提示”功能

在 Excel 中，最为快捷的帮助来自于它智能化的“屏幕提示”功能。当用户把鼠标指针指向功能区中某一命令时，弹出的悬浮窗口中不仅显示该命令的名称，还将提示该命令详细的功能或使用描述，如该命令的快捷键，该命令执行的操作、典型的使用情况等。图展示了一个“屏幕提示”实例

如果用户暂时不需要“屏幕提示”，可以在【Excel选项】对话框中单击【常用】选项卡，在【使用Excel时采用的首选项】区域的【屏幕提示样式】下拉列表中选择【不在屏幕提示中显示功能说明】或【不显示屏幕提示】项，单击【确定】按钮，关闭“屏幕提示”功能，如图所示

帮助文件

更多、更详细的帮助内容还是在Excel帮助文件中。按＜F1＞键，或单击Excel标题栏右侧的 帮助图标 即可打开Excel帮助文件。

下面介绍几个帮助界面中的常用命令，以帮助用户更好地使用帮助文件。

● 连接状态

用户所看到的帮助内容一般来自于两个地方，一是用户的计算机上，也就是“脱机”内容；一 是来自Office Online的内容，即“联机”内容。一般来说，“联机”选项会提供更多最新的内容。

单击【Excel帮助】窗口右下角的按钮打开扩展菜单，选择【显示来自 Office Online 的内容】或【仅显示来自此计算机的内容】命令，可以在“联机”和“脱机”状态中进行切换，如图所示。

用户选择【显示来自Office Online的内容】命令，必须确保计算机已经连接到互联网，否则将无法查看联机帮助

不同的搜索选项

用户可以在不同的搜索项中查找自己需要的信息。单击【搜索】按钮右侧的下拉按钮，可以看到 Excel 提供的不同搜索选项。例如，要查找关于 VBA 的相关内容，可以单击【开发人员参考】命令。图展示了【搜索】按钮下拉列表中的不同搜索选项