什么是物业管理档案
物业管理档案，顾名思义就是物业管理工作当中需要存档的文件。
1.0 总体要求
1.1. 适用于管理处的物业服务文件材料收集、归档、利用和销毁管理。
1.2. 物业服务档案管理应遵守公司的《档案资料管理程序》的相关规定。
1.3. 管理处的行政、人事和财务档案管理执行公司《行政档案管理要求》、《员工档案管理要求》和《财务档案管理要求》文件。
1.4. 物业服务文件材料主要在项目承接查验、业主入住和日常运作环节获取，管理处应特别关注这三个环节的文件材料收集工作。
1.5. 物业服务文件材料包括纸质载体和电子载体，电子文件材料应及时录入公司相应的IT系统（PMS、CRM、EAS）。
1.6. 公司要求由区域公司保管的文件材料，管理处应按要求及时移交区域公司档案室。
1.7. 物业服务档案编号执行公司的《信息编码规则》。
1.8. 管理处的综合事务主管为管理处的兼职档案管理人员，负责管理处的档案管理工作（包括管理处档案室的管理）。
2.0 档案分类
2.1 物业服务档案按种类分为项目档案和顾客档案。
2.2 物业服务文件材料按收集时间划分为建档收集和日常收集。
2.3 项目档案建档收集的文件材料包括：项目基础信息登记表、房产基础信息登记表及其他产权资料、技术资料、验收资料以及其它资料；日常收集的文件材料包括：工程服务资料、秩序服务资料、园艺服务资料、保洁服务资料和其他资料（创优材料）。
2.4 顾客档案建档收集的文件材料包括：业主基础信息登记表、业主购房资料、业主入住资料、租户资料、顾客房屋装修资料、顾客车位使用资料和其它文件；日常收集的文件材料包括：管理处日常为顾客服务过程中所形成的所有文件材料。
2.5 具体文件清单，详见《项目档案资料收集清单（建档）》、《项目档案资料收集清单（日常）》、《顾客档案资料收集清单（建档）》和《顾客档案资料收集清单（日常）》。（清单包括移交文件名称、份数、时间及移交方，文件的载体、密级、保管年限、编号等要求）
3.0 建档文件收集
3.1 档案管理人员应在距入住前二十五天完成管理处档案清单编制工作，以及《项目基础信息登记表》填写工作。
3.2 管理处档案管理人员应按《项目档案资料收集清单（建档）》和《顾客档案资料收集清单（建档）》内容收集档案资料（包括向相关方收集文件材料，如建设单位），相关专业主管应积极配合。
3.3 项目档案建档收集的文件材料应在项目承接查验后的十天内向建设单位收集，移交时应办理交接手续（填写《项目资料移交清单》），对缺失的文件材料应与移交方确定最后移交时间并进行跟踪，直到文件材料移交完毕。项目移交资料包括但不限于：
3.3.1 竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料。
3.3.2 共用设施设备清单及其安装、使用和维护保养等技术资料。
3.3.3 供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件。
3.3.4 物业质量保修文件和物业使用说明文件。
3.3.5 承接查验所必需的其他资料。
3.4 项目档案建档收集的文件材料原件应在项目集中入住后三十个工作日内，由管理处移交到区域公司档案室或由区域公司指定的城市公司档案室，管理处档案室可保留文件材料的复印件。
3.5 管理处专业主管应在项目承接查验后的六天内将本专业的《PMS基础数据采集表》填写好，并录入PMS系统。项目承接查验后的十天内应将主要文件材料扫描进PMS系统。
3.6 在项目承接查验后的十天内，管理处各专业主管应按《物业服务方案》和管理处运体系文件管理要求将工作指导内容录入PMS系统。
3.7 管理处客服主管应在项目集中入住十天前向建设单位收集房产信息，填写好《房产基础数据采集表》并导入CRM系统。
3.8 业主办理入住手续时，应要求业主填写《业主基础信息登记表》（或《机构基础信息登记表》、《租户信息登记表》），并请业主提供顾客档案建档收集的其它文件材料（《房产基础数据采集表》、《业主基础信息登记表》、《机构基础信息登记表》、《租户信息登记表》统称为《CRM基础数据采集表》）。
3.9 管理处客服主管应将当天入住信息录入CRM系统。
3.10 管理处客服主管应将当天入住收集到的顾客档案建档文件材料移交到管理处档案室，并办理移交手续。管理处档案管理人员应将档案资料整理归档。
4.0 日常文件收集
4.1 管理处各专业主管应将本专业服务过程中产生的文件材料【包括但不限于《项目档案资料收集清单（日常）》、《顾客档案资料收集清单（日常）》内容】收集整理。
4.2 管理处应对与业主、业主委员会、建设单位、承建商以及政府部门日常交互过程中形成的文件材料存档工作给予高度重视，如业主意见调查问卷及业主委员会确认文件，承诺文件、备忘录等等。
4.3 每月底之前，专业主管应将整理好的档案资料移交到管理处档案室，移交时应办理相关移交手续。
4.4 管理处各专业口工作人员应按公司要求及时将运作信息录入PMS系统或CRM系统。
5.0 档案保管
5.1 管理处应设置档案室，档案室应做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温等措施，并严禁无关人员进入。
5.2 管理处档案室应设置专用的项目档案柜、顾客档案柜、行政档案柜、人事档案柜和财务档案柜（人事行政可合用档案柜），档案柜应加锁装置，并由档案管理人员管理。
5.3 档案柜采用金属（成品）或木制（现场制作），分开为箱、叠放成柜，并有柜锁。
5.4 档案柜每个抽屉规格为宽46Ccm×高34.5cm×深62cm，内有挂牢，每个挂牢中可存放约1.5cm厚度的A4资料。
5.5 档案柜和柜内挂牢应张贴公司统一VI标签。
5.6 档案柜标准样图如下：
5.7 管理处档案管理人员应根据档案的性质、内容对档案进行分类编号，填写《资料归档登记表》及《档案登记卡》，并按档案分类编号，将档案放置在相应的位置；分类、归档、保管期限参照《物业服务档案分类、归档、保管期限表》。
5.8 管理处应执行档案清理和整理制度，实行半年大整理和年度大清理，防止遗失、立卷不全和无效档案积压现象。
5.9 档案管理人员在职位变动时，应在管理处经理和区域公司行政事务部门人员监督下，进行档案的移交。移交时，若发现文件材料遗失应制定相应的补救措施，并将视情况给予当事人三级至一级的行政处分。
6.0 档案利用
6.1 员工在档案室查阅档案时应填写《档案查阅登记表》，查阅时，档案管理人员应在现场。
6.2 外来人员查阅档案或员工需要外借档案时，应填写《档案/资料利用申请表》，并经管理处经理批准后方可办理，借阅人员应按期（时）归还。
6.3 员工可以在公司档案管理系统中按密级申请借阅或查看电子文件档案。
6.4 档案用途
6.4.1 进行设备设施紧急抢修及维修改造时。
6.4.2 制定年度工作计划时。
6.4.3 开展服务创新活动时。
6.4.4 进行重大决策时。
6.4.5 进行顾客需求分析和服务设计定位时。
6.4.6 受理和解决顾客投诉时。
6.4.7 处理突发事件时。
6.4.8 策划和组织社区文化活动时。
6.4.9 业主委员会成立和换届改选时。
6.4.10 推广居家增值服务时。
7.0 档案移交与销毁
7.1 物业服务合同终止移交档案时，主要是移交建档收集的文件材料，日常收集的文件材料是否移交应视情况而定。
7.2 物业服务合同终止时应将档案直接向业主委员会办理移交（不能直接向其他机构移交），并办理交接手续。
7.3 物业服务合同终止时，管理处档案室的未移交其他机构的其它档案应移交到区域公司档案室或城市公司的档案室。
7.4 档案管理人员应按规定对已过保存期的文件材料进行销毁。
8.0 支持性文件
8.1 《档案/资料归档文件收集表》
8.2 《档案归档文件目录》（样表）
8.3 《档案/资料利用申请表》
8.4 《档案/资料销毁清册登记表》
8.5 《档案统计数量表》
8.6 《图书资料归档登记表》
8.7 《借阅申请单》
8.8 《档案查阅登记表》
8.9 《档案销毁记录表》
8.10 《项目/顾客档案资料收集清单（建档）/（日常）》