规范化业务流程管理文档的重要性

企业管理层有时会将流程文档放到一边，尤其是当新兴业务只能由数量有限且费力的工作人员来经营时，觉得应该是投放更多人力到解决实际业务上，而不是重点梳理业务流程并沉淀成文档形式后逐步推进，这种方式真的是最高效的吗？

缺乏时间和流程管理意识导致许多公司无法有效地管理流程，业务负责人可能没有意识到流程文档可以提高业务管控模式，当客户可以在其他供应商处找到更好的服务时，企业当前的业务将面临风险。流程文档对于业务长期生存和增长至关重要，从业务雏形记录到业务优化，需要在发展中不断记录并沉淀优化。

什么是流程文档？

流程文档是业务流程管理的重要方法，涉及记录从头到尾的流程步骤的详细轮廓，以显示流程的执行方式。通常映射在流程图中，它为员工和业务负责人提供了清晰、自上而下的业务视角，以可视化和更好地理解流程。

流程文档管理的目标是什么？

流程文档管理的目标与业务流程管理的目标相似。它通过优化核心流程来提高业务绩效和运营敏捷性，在业务流程执行过程中记录流程，让使员工边做边学，从错误和成功中收集问题，以完善流程。在流程梳理及优化阶段，首先要对目前已有业务流程限制进行了解，流程文档是最为直接的方式，胜过熟悉业务人员讲解的千言万语，因为里面详细记录了每一种可能会导致的问题。

流程文档管理的好处是什么？

无论企业织的规模或目标如何，业务流程管理文档都很重要，即使是简单业务力促模式，对流程和员工成倍增长的未来至关重要。缺乏文件化的标准程序会因没有固化的业务流程标准，而导致反复的错误和持续的低效率，从而给企业带来巨大的业务管理成本。如下是流程管理的好处：

标准一致性：减少了错误，减少了重新设计业务生命周期的时间。降低运营成本：通过流程文档，可以发现和修改低效流程，并自动执行重复流程以最大程度地提高效率。减轻风险：证明运营符合合规性要求的能力，降低了代价高昂的不合规风险。提高员工专业性：随着员工记录流程并解决问题，从熟悉操作到了解业务。简化培训：流程文档应为新入职的员工提供易于理解的指南。无压力的外包：流程定义明确时，可以很容易地招募远程工作人员而又不会牺牲一致性。保留流程知识：在员工意外缺席或离职时不会丢失业务流程知识，其他人可快速上手保障核心业务正常流转。专利和商业机密：两者都需要业务流程管理文档进行归档和保护。

规范化流程文档管理如何做什么？

从业务流程蓝图框架到业务流程详细的参与岗位人员及条件规则，完整的业务流程已经清晰呈现，需要根据梳理的流程需求内容进行规范化文档的制作，规范化的流程梳理文档才是梳理流程工作的最终产物和企业核心业务流程固定资产。业务流程需要通过流程图图形化的方式描述，直观易懂方式，流程细节条件和活动定义按照梳理情况进行描述。将梳理的每一个流程通过文档方式沉淀下来，形成公司或业务部门的流程汇编手册，新员工培训或业务优化时可快速了解流程情况。每一个业务对应的业务规范不一定完全一样，但大纲基本上一致：

业务背景：对业务流程背景进行详细描述，阐述其核心过程和目标。流程变量（流程表单）：业务流程流转过程中其必要的业务数据，只需要必要的，不需要最新的。流程图：图形化方式描述整个业务过程，易于理解。岗位角色：参与到业务过程中对应的岗位角色定义，操作范围及规范要求。注意事项：业务流程执行过程中注意事项，避免更多问题产生。版本管理：业务流程梳理及优化过程清晰展现，便于根据业务场景需求进行更好的优化对比。

规范化的流程梳理不仅仅是一个力气活，更是一个技术活，不好的方法只会让流程更加混乱，说重一点会影响到公司的正常运转，这些内容只有沉淀下来形成流程管理文档才能形成企业的固定资产，才能在传承中不断优化调整。

PS：长期更新流程相关文章，欢迎关注沟通交流