这个文件管理小工具送给你 助你轻松办公不再抓狂！

上一篇，笔者和大家分享了文件管理的重要性，今天和大家分享一下我的文件管理办法，虽然不是最专业的，但是一般的办公文件管理基本都问题不大，可帮您实现分分钟找到文件，避免文件交接不可追溯造成的扯皮、推诿、争执。

文件管理笔者遵循五个原则：文件归类、文件标识、文件目录、文件记录、文件评审整理

1、根据文件资料的业务性质、使用的频率进行归类

首先根据自己的岗位业务范围涉及的文件资料进行归类，业务性质相同或类似的资料归位一类。其次，每一类文件，当新文件产生时第一秒判断是否常用，对于使用频率较高的文件用文件夹等工具归档存放在伸手可得的办公桌上；对于使用频率较低甚至不会用到的文件归档到空间较大的文件柜或者资料室；对于一些没有价值的资料文件，比如换版的作废文件，可以进行销毁。

2、对归类的文件进行标识

为了便于找到文件资料，我们对已经归类的文件夹、档案盒、档案柜等的外观显眼位置统一进行标识。标识列明该类资料可区分识别的文件类型名称，根据需要可备注时间区间、文件份数、来源等可提示信息。

3、每个文件夹或档案盒建立一份清晰的目录

当文件资料存量变大，即使我们知道要找的文件在那个档案盒也需要花上几分钟翻找时。就应给档案盒或者文件夹里的资料做个目录了。

我们可以在每份厚厚的资料前加上一到两张目录，依次列明每份资料的可识别名称，查找时一目了然。对于重要的资料，我们可以借助资料册、孔装文件夹等进行相对独立的归类。在翻阅查找时免于文件磨损和纸张混乱。

随着工作年限增加，业务内容扩张延深，工作资料文件会越来越多，可能一类文件我们用一两个文件夹都已经装不下了。这时查找一份文件可能我们要看好几份目录，眼花缭乱。

这时我们可以借助电子档目录索引来管理文件。在每份文件归档时我们随手给他编个号，并在电子档的目录索引中记录好资料名称、存放的档案盒编号及档案存放的顺序号。这样无论文件存量多大，电子档索引目录一搜索都能轻松找到。

4、文件收、发、交接、借阅记录

对于一些流动的文件资料，我们要建立可追溯的交接记录。这样当出现文件丢失、推诿扯皮时签字的交接记录可以轻松解决这些问题。

比如一张发票交给财务，财务人员可能不会给你一张签收回执，那么你可以自己做一张交接记录表让接收人签字。同事从你这里借阅一份重要原文件，如果丢失会很麻烦，你也可以留下他的借阅签字记录，一方面让他重视文件归还，其次可以提醒你自己文件的去向，最后如果文件丢失也能明确责任。

工作中，我们在进行工作沟通时，习惯于口头沟通，对于已经决定的事情也喜欢口头传达。一旦信息沟通或传达的任意一方出现信息理解误差、信息遗忘、信息传递未落实等造成工作失误，最终都会出现推诿、扯皮、争执。这时如果我们对明确需要其他同事或部门协助、配合的事情用纸质联系单签收的形式来沟通就可以避免这些问题。

所以，文件的记录管理不仅仅有利于保全资料，还能提高工作沟通的效率。

5、定量定期的文件评审

如果我们只是不断的增加管理文件，而不清理旧文件，那么我们浪费再多的文件存储空间和工具都管理不好我们的文件资料。

类似于当下盛行的断舍离一样，我们的档案管理也需要定期进行评审。对于一些已经不再有价值的文件资料，我们应该清理出来进行销毁。对一些由于日常归类不严谨造成归类、标识错误的文件进行重新归类和标识。文件评审还能帮助我们发现一些可能遗忘的事情，比如某些证照应该审证换证了，某些文件其实已经换版换新了，这时我们就可以及时补办新文件。

以上是我的文件管理办法分享，希望能帮到忙碌在办公的你