计算机办公实用小技巧

一、让文档整齐划一

当面对大量不同格式的文档资料时，我们往往希望能够统一行文的格式。这样，才能够保证行文的美观。在Word中，要完成行文格式的统一非常简单。首先打开 Word，再选择“格式”→“格式和样式”命令，打开“格式和样式”任务窗格，再在左边Word窗口中选中相应的文字，然后单击其下的格式（如标题1.标 题2.标题3等）即可快速给选定的文字添加格式。

二、比较并合并文档

在Word、Excel和PowerPoint中，使用“比较并合并”功能可以自动合并多个复杂文档。这样可以对Office XP数据做到整合：如在Word中选择“工具”→“比较并合并文档”命令可以在原文档中显示比较结果，也可以在当前打开的文档中显示合并结果，并能在新文 档中显示结果；在Excel中选择“工具”→“比较并合并文档”命令可以将两个工作簿之间的差异合并到一个工作簿中。而在Power Point中选择“工具”→“比较并合并演示文稿”命令可以合并多个演示文稿中的幻灯片。

三、文字自动纠错

在Word中写作时，它具有自动更正功能。如果我们写错字，那它会显示红色的下划线，并提示我们更改。不过，如果大家不放心，在完成文档之前，可以按下 F7键进行“拼写和语法”检查，如果出现问题，我们可以对其进行更改，也可以加入到字典中，供下次自动更正。

四、如何将Word当字典使用

在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用专业翻译软件，但更为简便的方法是直接使用Word的翻译功能，即可在Word中进行动态互译 了。使用的方法是：单击“工具→语言→翻译”，这时出现“信息检索”对话框，键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文 单词，并会自动显出相应的翻译结果。如果遇到了不知道准确读音的文字时，可使用拼音指南功能帮助识别。使用方法是：首先，用鼠标选中待查文字，然后选择 “格式”→“中文版式”→“拼音指南”， 打开“拼音指南”对话框，在该对话框中的“基准文字”框中已显示出了所选定的文字，并在“拼音文字”框中显示出该文字所对应的汉语拼音。

五、表格的自动换页

表格是文档中不可或缺的项目之一。在整合文档时，有可能会出现一些意想不到的情况，这里向大家介绍三个有关表格的实用技巧：

1、每页表格中添加标题

如果整合后的表格很长，超过一页，要保证无论怎样修改，每页都有标题，则只要选中表格的主题行，选择“表格”→“标题行重复”即可。这时，在预览或打印文件时，每一页的表格都会有标题了，但前提是表格必须是自动分页的。

2、指定超长表格标题

如果想指定超长表格栏标题，只要选定想作为标题的那一行，选择“表格”→“标题”，并将视图切换至“页面”或执行“打印预览”即可看到发生的变化(默认情况下就在“页面”视图状态

3、避免表格在页末被切断

如果Word表格长度超过了一页，但在页末被切断了，那很有可能是表格极具有“文字环绕”格式。此时，我们可以选中表格，再选择“表格”→“表格属性”命令，再单击“表格”标签，在“文字环绕”标题下，单击“无”，最后单击“确定”按钮即可。

4、避免同一单元分配在不同页上

为了避免同一个单元格中的内容被分隔到不同的页上，可以选中该单元格，再右击，然后选择“表格属性”命令，在打开的窗口中选择“行”选项卡，并取消选择“允许跨页断行”复选项即可。