有意思的时间整理术 高效利用时间 24+1 小时策略犹如神助攻

“为什么我总是处于忙乱中？”

“为什么我总是没有时间去学习一些新的东西？”

“为什么我总是要应付那么多的工作？”

“为什么我总是抽不出更多的时间陪伴家人？”

“为什么我总是没有时间锻炼身体？”

“为什么我总是没有时间外出旅游？”

“为什么我总是没有时间实施设想已久的计划？”

“为什么我总是没有时间参加一些朋友聚会，和朋友经常保持联系？”

这些问题无一例外地抱怨我们缺少时间。我们真的缺少时间吗？不！时间对于每个人来说都是公平的，我们从来都不缺少时间，我们只是缺少时间管理。不规划自己的时间，即使每天给你48小时，你也会觉得时间不够用。许多人都想让自己不那么忙碌，但是有时候这只是人们一厢情愿的想法。生活没有想象中那么简单，理想和现实完全是两种情况。

你不妨回忆一下，自己在过去的一年里所作出的决定，有多少是让你满意的？有多少是真正达到目的的？你也许对自己作出的某些决定采取了具体行动。然而，你的大多数决定还是没有达到预期的目标。

鲁迅说过，时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。

为了让大家每天可以多得一个小时，美国有个钟表匠制造了一种特别的计时器，每分钟只有 576 秒。每分钟省下 24 秒，一天下来多了近 60 分钟。其实，只要善用时间，你也可以每天“多”一个小时，受益无穷。

用你的工作效率最高的时间处理困难的事情，或者从事创意思考。工作效率低的时间则用来看报、整理档案、打扫或清理信件。

配合自己的精神状态去工作，可以事半功倍。尽量利用时间并不等于必须每一刻都埋头苦干。做日常工作之际稍作休息，可以帮助你稍后做得更快更好。

一天有 24 个小时，但如果再加 1 个小时，就等于 25 个小时。这并不是荒诞的说法。只要按照下面所说的去做，相信你也会认同的。

1、 善用时间

什么时候做重要的事情最合适?生理学家克莱特曼医生的研究显示，人的正常体温在一天之中的变化可相差达 165 摄氏度之多。体温变化的模式会影响你的工作效率、精神集中程度及心理状态。

人通常在早上的后半段和傍晚的中段神志最清楚。下午的时候人会感到越来越想睡，下午两三点钟是工作效率的“低谷”。体温在下午 6 点钟到 8 点钟达到高峰之后，很多人会精神减退。

用你的工作效率最高的时间处理困难的事情，或者从事创意思考。工作效率低的时间则用来看报、整理档案、打扫或清理信件。配合自己的精神状态去工作，可以事半功倍。

美国第32任总统罗斯福在学生时代，爱好十分广泛，有拳击、摔跤、健身、舞蹈、阅读诗歌和自然学，他也把自己的课余时间都投入到了这些爱好中。

但是，他的学习成绩并没有因此惨不忍睹，相反，在大一7门课程中，他有5门优秀。

他是怎么做到的呢？从上午8点半到下午4点半这8个小时，他预留出时间给背诵和班级课程、体育锻炼（通常是一天一次）以及午饭，余下的时间全部用于专注学习。

通过在这些时间内只攻读课业并以极大的强度攻读，他可以实现最高效的时间利用。这个策略要求你在日常工作中，不时地像罗斯福一样发起冲锋。

2、 事先计划

把每天的工作都列成一张工作清单，并按照重要程度用数字给它们排次序。

要是事情较多，就把最迫切的列为“甲类”，次要的列为“乙”类，再其次是“丙”类，或者用不同颜色的笔来分类。

你开车去不熟悉的地方，会不会先不问路或不带地图?时间管理专家认为，每次花少许时间去预先计划，会收效显著。事先花 20 分钟筹划，稍后就不必花一个钟头去记起该做些什么事。

《生活安排五日通》一书的作者赫德莉克说：“不要把所有活动都记在脑袋里，应把要做的事写下来，让脑子做更有创意的事情。”

每天都列张工作清单，按照重要程度用数字给它们排次序。要是事情较多，就把最迫切的列为甲类，次要的是乙类，再其次是丙类，或者用不同颜色的笔来分类。

又如利用“四象限”法则，对所有工作进行排序，是时间管理理论的一个重要观念。

它是指应有重点地把主要的精力和时间，集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。

在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。在工作中分清轻重缓急，最好用也是最常用的方法是四象限时间管理法。

如上图所示，我们可以把一天要做的事情全部写到一张纸上，然后按照轻重缓急分类，分成A，B，C，D四类。

A类：重要且紧迫的事情，比如你的各学科的期末考试内容复习，你明天要交的报告等。

B类：重要但不紧迫的事情，比如：学习一门外语，提升自己的人际关系，提高自己的演讲能力等。

C类：不重要但紧迫的事情。比如：突然接到电话，来了临时访客，出现紧急情况等。

D类：不重要不紧迫的事情。比如：读一本小说，看看报纸。

3 、分清轻重缓急

拣出重要的文件，加以分类“处理”(须处理或须交托别人去做的)，“阅读”(一有空就要看文件)以及“存档”(将来可供参考的文件)。把“处理”的一堆放在显眼的地方，其余两堆则放在一旁。只把主要的文件放在办公桌上，你就可以避免分心而浪费时间。

需要注意的是上述提到的四象限法则，用好四象限时间管理法的前提是，你得清晰地知道自己的目标，并能够做出取舍和排序，否则，一样难以分清轻重缓急。

4 、闭门谢客

许多人喜欢说他们办公室的门是永远打开的。然而，如果每个不速之客都接待，你也许办不成什么事。应该找些委婉的方式保护自己，避免突如其来的干扰浪费你的时间。公共关系专家列维把他的开门政策稍加变化——让门半掩着。这意义很清楚：他其实不想让你进去。但真有要应付不速之客的另一个办法：告诉对方你事务繁杂，向他道歉，然后请他在你不忙或工作效率较低的时间再来。

5、 不受干扰

电话最能帮助我们节省时间，也最能浪费我们的时间。《时间管理新法》一书的作者麦肯齐说：“想把长篇大论的来电挂断可以先定个时限，然后用‘大致上就是这样了……’之类的话题暗示交谈应该结束了。”

打电话之前要弄清楚打电话的用意。如果你要谈好几件事，就先记下来，然后一一照着谈。忙碌的人会希望你直截了当。如果不想让自己打出的电话不受欢迎，就要记下你通常要打电话的对象什么时候最不忙；更好的办法是先约定时间再打重要的电话。

6、 不要闲等

如果知道等候是不可避免的，可以随身带些阅读的材料。公事包或者文件夹里放些文件、报告、刊物或剪报。

7 、稍作休息

尽量利用时间并不等于必须每一刻都埋头苦干。做日常工作之际稍作休息，可以帮助你稍后做得更快更好。中午打个盹儿可以恢复体力。运动一下也可以让头脑清醒，身体放松。就算只是交替做深浅呼吸 10 分钟，也有松弛身心的作用，令你精神焕发。

通过时间管理，你会渐渐地提高了自己的工作效率，但是与此同时又增加了不少新的工作，结果陷入了时间越管越忙的恶性循环中。这种情况你可能是深有体会的。为什么会越来越忙呢？答案很简单，你没有消减不必要的事情。在工作的时候，你要懂得拒绝，不然，你的时间就会减少，工作质量也会下降，甚至还会连累把工作委托给你的人。所以，在工作的过程中，你还要懂得拒绝别人。

你能做的最有价值且最重要的事就是思考，你思考的质量尤其是对时间的思考决定了你的生活质量。从今天开始让我们不断的暂停，并且自问：对于我来说，在这种情况下应该使用的最合适的时间类型是什么呢？希望我们每个人能够通过充分的实践时间管理方法与技巧，进而掌控自己的生活，更加自信的面对生活中的各种挑战！