职场技能系列：想要职场混得好 你得学会写作
作者：尚德管理咨询包红刚
刘杨写过一本书，叫《学会写作》，内容是怎么去写出一篇新媒体上的爆款文章。他总结了7个方法，让你从提笔就怕、无从下笔到能够持续写下去：快速热身、积累素材、掌握叙述方法、把握逻辑、锤炼语言、写作套路、适应新媒体写作。
在移动互联时代，文字撰写是一件很有讲究的事情，文字表达出来的东西是有灵性的，客户、老板看见了自然而然也能提高自身的形象，“1个总编大于10个销售”这句话在今天还真不是吹牛的，可见撰写能力在未来职场的重要性。
我这里想说的写作，指的是职场上应付工作的写作，包括了商务邮件，工作汇报，年终报告等。
我们知道，领导也好，客户也好，还是你的工作对接人，都是没有太多时间来阅读冗长文书的，因此学会编写简洁的报告与编制赏心悦目的表格就显得极为重要。
一、 如何拟写商务邮件
商务邮件不仅是你工作的记录，还具有同时告知多人、传递附件的作用，更重要的是，在商业活动中，一旦发生纠纷，邮件是可以作为法庭证据使用的，所以养成良好的邮件习惯非常重要。
商务邮件的三个基本宗旨：拟写及时、内容及逻辑清晰、用词礼貌。
1、邮件的主题
1) 邮件不要使用空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件；比如：“关于***一事的确认-----来自于****”这样的主题，让人一目了然，知道是什么事，谁发来的。
2) 邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂；
3) 如果主题中有关键词想突出，可以添加符号加以着重，例如【】；如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】或【Urgent】；
4) 千万不要把转了N层的邮件发给别人，显得非常业余。
2、称呼与问候
1) 开场一定要说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称。结尾的时候加几句祝福的话显得非常周到。
2) 切忌：要搞清楚对方职位和性别再叫，否则慎用。不熟悉的人不要叫其昵称，尽量不要直呼对方全名。
3、邮件正文
1) 正文首先要求简明扼要，多用短句，内容一长可能没耐心看完，也容易遗漏重要信息；
2) 行文通顺，避免出现歧义，如果觉得表达不清楚，可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息通畅；
3) 语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号；
4) 尽量一次性交待清楚，如果丢三落四、错字连篇，会给人非常不专业的印象，难以在客户和老板那里得到尊重；
5) 如果有重要的信息，适当用红字或者大两号字提醒，但一封邮件里的重要提醒不可多于3处。
4、附件
1) 首先如果有附件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说明，如果附件是一个特殊格式的，必须说明一下附件用什么工具打开，时间允许的话甚至可以提示对方去哪里下载或如何打开；
2) 附件一定要有一个有意义的名字，详尽且有亮点的信息显得尤为重要；
3) 如果附件超过5M，甚至20M以上，邮件传递就会特别慢，建议把文件放在网盘上，附上链接和密码，又快又贴心；
4) 附件的数量3个以内为宜，如果超过请用压缩包传输，但不要用除了RARZIP以外的格式，否则解压又是个麻烦。
5、邮件的回复
如果你收到一封收件人为自己的邮件，那你有必要对此邮件进行回复。回复邮件也有一些要注意的：
1) 及时。对方肯定希望尽快得到你的回复，若时间来不及可以先简单回复一下“邮件已收到，我会尽快回复你的。”
2) 确保对方邮件里提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成。如果有未完成的进行说明，随后补充。但不要就一封邮件往返三次以上，否则邮件就变成没有效率的工具；
3) 请学会区分“回复”、“回复所有”。
二、 如何拟写工作汇报
工作汇报，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。
工作汇报有两类，一类是周期性的关于你的日常工作的汇报，比如周报，月报等，一类是某项专项事务的阶段性汇报。
工作汇报的三个基本宗旨：汇报及时、层次分明、内容翔实。
1、 周期性的工作汇报
围绕工作职责及阶段性重点工作内容来展开你的周期性工作汇报。
工作汇报需要先确定思路，然后再开始撰写，写完以后以你的上级的角度来过几遍，汇报的级别越高，越应该多演练。
使用PPT应该是工作汇报的标准主体文本了，也可以采用思维导图，还可以用excel作为数据型论据。
一般的工作报告按时间分有周报，月报，季报，年报，按性质分有销售类，职能类，结构都大同小异：
我做了什么，做得怎样，成绩/不足，没做到的原因分析；
下一步计划是什么，自己的计划如何配合上级或部门的计划；
具体的行动方案，要有时间，责任人，完成的结果是什么；
需要的资源支持，预算/人/物等。
结尾偶尔带一些对工作的展望，而非总是干巴巴“谢谢！”
如果是销售类的工作汇报必须有明确的数字和推算过程，比如计划要达到的销售额，要有数字也要有“为何是这个数”的推算过程，推算一定要严密经得住领导的“拷问”。
2、 专项事务的工作汇报
你接受了一件专项事务，尽可能每个节点向你的上司汇报工作，千万别有认为上司都知道你在做什么，不需要汇报这样的思想。
一个专项事务，有的时候，可能会拖很久，在准备专项事务的过程中，你需要尽可能地把该事务分成几个阶段，每个阶段的里程碑是什么，这样，每个阶段的汇报，就可以围绕里程碑，你的结果是什么，你具体怎么做的， 跟前面的周期性的工作汇报内容大同小异。
记着，任何可能出现的计划的延迟，异常发生，需要及时汇报，寻找对应措施。
三、 如何拟写年终报告
年终总结是人们对一年来的工作学习进行回顾和分析，从中找出经验和教训，引出规律性认识，以指导今后工作和实践活动的一种应用文体。
年终总结的内容包括一年来的工作回顾、过程中取得的成绩、过程中哪些方面的不足带来的经验与教训、今后自身努力的方向。
年终总结的四个原则：重点突出，逻辑清晰、简短明了，内容真实
一般来说工作中往往会存在以下的失误和问题：
1、 主观认识不足，思路不够高度重视。
2、 自身没有远大理想与目标，对自己不能严格要求，对下属和自己过于放任。
3、 计划制订得不合理，脱离客观实际。
4、 对计划的分解不到位，执行和过程监控不到位。
5、 对竞争对手的跟踪分析不深入，市场反应速度滞后。
6、 产品结构、价格策略、促销组合、渠道建设、品牌传播计划不合理、执行不到位。
7、 团队管理能力差、个体成员素质差，不能胜任工作的要求。
8、 来自于竞争对手的强大压力，使自身的优势不能突显。
讲到汇报，不得不提一个对于你职场提升最高的一项工作，就是写工作日记。记录下你的日常行为及思考，对于你写工作汇报有着极其重要的意义。
好记性不如烂笔头，几天过去了，几周过去了，几个月过去了，当你在回想某件事的时候，你有个工作日记，会帮助你记起各类细节，有利于增编强你的汇报内容的血肉感。
我们说知已知彼，才百战不殆，你会收集各类资料，各类信息，但你自己的信息，更多来自于你的工作日记。许多时候，知彼更容易一些，但知已却更难。工作日记能真正帮助你知已。
每个汇报，开头很重要。一个好的开头，能先声夺人，让你的汇报对象能重点关注到你的汇报，所以每个汇报我们都需要准备好合适的开头方法。
1、概述式开头
概述式开头，这是全面工作总结常用的一种写法。在开头处一般要概述基本情况，把要总结的工作的背景、时间、地点、经过及有关条件交代清楚，有时也要把主要成绩、经验、问题须要提出来。
2、论证式开头
论证式的开头，这是全面工作总结的另一种开头方法。在开头处不写基本情况，而是直截了当提出有关方针政策，然后通过事例来论证这种指示、方针、政策的正确性。
3、结论式开头
结论式的开头，就是先作结论，后叙述概况。这种开头方法最为常见，而且多用于全面性的工作总结。其写法就是在开头处．以高度概括的笔法，说明工作是在什么情况下进行的，并对此项工作的结果，做出明确的结论，然后，用一过渡句，自然引出下文。
4、提问式开头
提问式的开头，是在开头处根据主旨的需要，先提出问题，然后引起下文；这种开头方法多用于专题经验性的总结。
5、对比式开头
对比式开头，是在开头处对有关情况：后退与前进；错误与正确等等做一番概括交代与比较，在比较中表明所是与所非；这种开头方法多用于专题性的经验总结。
6、提示式开头
提示式开头，这是专题性经验总结的一种常用开头方法。在开头处对工作的主要内容做提示性的介绍，其目的就是引出对于所取得的经验的叙述。提示式开头的写法好处在于简洁明确、能引人注目。
总之，各类汇报开头的形式是多样的，但是不管怎样，开头应该是写明全文的主旨，给人以概括的印象，引起上司的注意，这是汇报开头的关键所在。