体制内机关单位公文写作基础常识 所有机关单位干部都应该掌握

行政事业单位常用公文写作是很体制内人员都要面对的工作内容，包括公文种类、行文种类、公文格式及公文写作注意事项。

这些公文写作常识不止是机关单位专职写材料的笔杆子的基础性知识，也是机关单位普通干部应该了解和掌握的常识。

01

公文种类

目前各级党政机关公文写作都按照《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定执行，总计有15中公文种类，分别是：决议、决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

一般机关单位日常最常用的为以下7种：

通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、 转发公文。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。

意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。

请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

批复：适用于答复下级机关的请示事项。

其中重点要注意请示和报告的使用区别：

①请示

各机关对属超出职权范围的事项，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项（如财政支持、资产购置、人员定编、机构设置）等诸多方面的内容时，应以“请示”行文。

②报告

一般分为工作报告、情况报告、呈请性报告、检讨（检查）报告、例行报告、回复性报告、送文送物报告。

写作通用规则——三段式：情况，做法，问题（意见）/情况（做法），问题，今后意见/情况，原因（责任），下步做法/情况，原因，责任及处理意见/情况，问题，建议。

02

行文种类

分为三种行文种类，分别为：上行文、下行文、平行文

上行文是下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关在内）的行文。

下行文是上级机关对所属下级组织的行文。

平行文是平行机关或不相隶属机关之间的行文。

上行文

下行文

平行文

03

公文格式

主体：按顺序包含版头、标题、主送机关、正文、附件、落款、成文时间。

版记：包含抄送、印发机关和印发、时间

公文纸型：公文用纸采用国际标准A4型。公文一律采取左侧装订的形式。（订书钉位于纸张左侧上三分之一处）

①版头

“公文份数序号”、““秘密等级”和“保密期限”、“紧急程度”（左上）

“发文字号”（用六角括号“〔〕”）

“签发人”（右侧）

②标题

公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空一行位置，分一行或多行居中排布；

标题排列应当使用梯形或菱形；标题一般不超过50个字，不超过三行。标题中除了法规、规章名要加书名号外，一般不用其他标点符号。

③主送

公文的主送机关用3号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，多个主送机关间用逗号区分，最后一个机关名称后标全角冒号。主送机关应当使用全称、规范化的简称或者同类型机关统称。

④正文

公文正文用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字加粗标注。

行数和字数：（行距30）

一般每页排22行，每行排28个字。

⑤附件

附件在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

⑥成文日期

安排在文件末尾，落款之下；

没有落款的公文，日期就直接写在写在正文右下方；

成文日期与落款要上下对称，日字靠右以空四个字为宜。

成文日期必须写明年月日，使用阿拉伯数字（如2019年2月12日）。

⑦其他要求

用印和签署：除“会议纪要”外，公文均应加盖印章。

一般用印方法：居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文用印：主办机关印章在前，排列整齐，不相交或相切，相距不超过3毫米。

页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字 ，

首页无页码。

⑧版记

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。

04

公文写作注意事项

①文种使用要规范

除法定公文种类之外，均不可直接行文，但可作为“通知”的“附件”行文。例如，《关于使用社会保障卡有关问题的说明》，这里的“说明”不应作为文种使用，可以改成《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

②格式要规范

标题滥用符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

如：关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知

结构层次序数使用不规则。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字加粗标注。只有两个层次时，可用“一、”“（一）”或“1.”“（1）”表示。

③标题拟写要规范

错误：XX集团公司关于转发国资委《关于转发财政部<关于XX年XXXX工作有关问题的通知>的通知>的通知》

正确：XX集团公司转发财政部《 关于XX年XXXX工作有关问题通知》的通知

④引文要规范

引用公文，应先引标题，后引发文字号。

在同一公文中同一文件再次引用的可省略文件标题或发文字号。

如：根据国资委《关于XXXX通知》（国资XX〔2005〕1号）文件有关精神……

⑤附件要规范

正文中标有附件而未附。

附件名称与正文附件说明所标注的不统一。

附件置于成文日期之后。

独善者众也，1年创业、2年企业、7年体制内工作经历，专注分享职场成长策略，解答体制内外工作困惑。