棕榈大道留学丨申请过了怎么还要写邮件！邮件写作干货请你收好！

申请期过了就不用发邮件了吗？

对于很多拿了 offer 的小伙伴来说，会灵活发邮件依旧是一项非常重要的技能，沟通的进步是一门长期的功课哦。

而对于打算出国留学的小伙伴来说，申请前期怎么索要推荐信、申请期间怎么套磁、申请后期怎么写 Argue 信？一封准确、精炼、专业、高效的邮件是成功的关键！

邮件到底怎么写才是有效的呢？我们往下看。

本期讲座主题：

邮件写作技巧

Dingyi

棕榈专业导师

毕业于上海外国语大学

曾在北京外国语大学交换

邮件的骨架邮件写作这个东西并不神秘，无非就是开、正文、结尾和主题四大块，这四块构成一封邮件的框架。说来容易，其实写作的时候有没有把事情讲清楚，每部分是否承担起自己的作用，就决定了这封邮件的好与坏。

开头/称呼（ salutation ）

正文（ body ）

结尾（ closing ）

主题（ subject ）

开头该如何写开头的重要性就在于，这决定了这可能是一个接受你的开始，也可能是一个吐糟你的开始。重点是，你跟收信人熟还是不熟！

规律：不熟悉的时候可以用 family name ，熟悉可以用 dear …

正文部分需要包括什么？

State your purpose clearly and appropriately!

You are writing this email for what?

一个信息写一段话

I am asking for your help...

I am writing to request an unpaid leave...

I know you are overloaded with your work, but I do need your help and advice about...

I am so happy to hear that...

怎么收尾？

主题是什么？

a few words（简洁凝练）

suggesting the key infomation（关键词）

not too vague ( "Contacting you" "Quick question")

it has something to do with your purpose

申请后期邮件普通类:比如确认网申完成、常规催促 offer 、拒绝 offer 、Refer 别人。

理工同学催促 PDH offerDear Admissions Officer,My name is XX, and I’m a current applicant for the 2019 Fall XX program at XX School of XX. I’m writing this email to check if there is any final decision yet on my application, and if not, I hope to be notified about when the decision would be made.As the date quickly approaches XX/ xxth, the deadline from other programs’ offers I have received, I really look forward to hear from you about my application decision, since this program is my dream one. I would really appreciate it if I can be timely informed about whether I could be a new member in the XXX research family this coming fall.Many thanks for your assistance and I sincerely looking forward to hearing from you soon!Yours sincerely, XX

这样说很简洁明了，先开门见山做自我介绍，再说明意图，就是想催一下自己的 offer 什么时候来，非常的诚恳有礼貌。可以把这个案例作为参考。

特殊需求类( offer 相关)即被拒绝或待定后的表白信、Argue conditional offer。

Argue letter 中文理解就是表白信，学校在拒绝你的申请之后，你不甘心，你想再写一封表白信告诉人家要录取你的理由。

Argue 其实也表达出了你的心意，一旦出现机会，学校往往也会考虑 argue 的候选人，argue 的成本也不高，往往只需要发一封 Email，还可以补充自己的见解和进展。

要弄清楚学校拒绝你的理由，确认之后就可以进行 argue 了，对症下药很重要！

要点:

个人信息的明确，可以附上自己的 Application number

Match , Match , Match 要讲你跟项目契合的点

尽可能地言之有物，给出明确的需求

礼貌及篇幅，不要过长

特殊需求类( Money 相关)申请延迟缴纳 offer 定金(留位费)、 (还有延期 offer 类，需要具体个案讨论)、争取奖学金

要点:

明确简洁，你的教授每天会收到 25-30 邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的（一般是把问题一条条列出来）

奖学金与家庭状况的描述（要实事求是，不要过分夸张）

不太推荐过于纠结定金

申请期间邮件

普通类:

要点:前期研究 VS 大胆提问

“囧”案例XXI found you haven’t submitted some recommendation letters. Can you submit them as soon as possible?Dear Mr. XX，This is XX, your student of XX. Thank you for your valuable support during my application process.I am writing to update my recommendation letter submission status. +List.I would appreciate if you could submit these program RLs before xx date. If there is any question or problem, please feel free to let me know via email or call me XXX.Many thanks and best regards,XX

低 GPA 解释信

要点:

申请前期邮件

向目标项目发出套磁信

向熟悉的人索要推荐信

重视准备过程:

1 前期自我定位 - 2 搜索和准备 - 3 筛选 - 4 撰写 - 5 发出

套磁有哪些依据？

套磁就像是一个知己知彼的“销售”过程：首先应该了解自身基础，合理定位。其次是了解教授，包括他的研究方向，招生计划等等...同学们可以通过查看教授主页或联系组里的学生，说不定不用亲自问教授便可知道来年的招生计划~另外教授的 paper 一定要多看！反复看！歇斯底里地看！只有你对教授做到了如指掌，才能更容易找到与他的 connection.

如何写出标准的套磁邮件?

首先，从目标教授的研究兴趣、成果、团队、最新研究进展，目标学校的项目情况等快速地获取信息。

其次，在获取目标信息之后，申请者需要根据自己的相关经历和个人兴趣，选取一个比较好的切入点，与目标教授进行邮件交流。推荐的切入点，包括对目标教授的个人主页浏览；目标教授最新研究论文中的相关专业问题；目标教授相关论文的接下来研究工作的想法；或者是其他能够与目标教授更好对话的问题等。

最后，建议学生自己制作套磁模板。套磁模板基本分为开头的自我介绍和简单寒暄，中间的自我经历和研究兴趣的简单描述，最后一段对目标教授的盛赞、表达自己的强烈加入意愿和询问是否招人。在套磁信的末尾，建议附上自己的个人 CV ，供目标老师参考。

假如被拒绝，也不一定要直接放弃，注意感谢和跟进。

Q ＆ A

Q：套磁策略跟申请的区别在哪里？

A：不同的地方在于，你的第一封邮件可以不用那么精致，要不然海套第一批的工作量实在是太大，但是也不要太模板，好歹要了解一下教授的方向和文章，给大家举一个例子，比如说你首先做一个自我介绍，接下来可以说我阅读了你的什么文章，具体来说对哪个大方向比较感兴趣，或者对哪个教授的研究方向感兴趣，然后再讲一下你之前是否有过相关的背景和相关经历，比如你的 GPA 是多少？排名 TOP 多少？你还可以说做过哪些方面的 research ,对哪些方面非常有了解，这些都是讲你相关的匹配度，结尾段表示感谢，你可以附上简历或者 CV ,如果教授对你感兴趣的话会想更多地去了解你。

Q：怎么 Refer 给同学？

A：首先要恭喜这位同学，因为你可能决定去一些其他的学校了，所以打算把这个机会 Refer 给其他同学。如何给学校写这封邮件呢，你可以首先表达感谢，再说明我决定去某某学校，但是我想为您 Refer 位非常优秀的同学。接下来你要做的就是列举去证明为什么这个同学值得被 Refer ，他跟学校的匹配度，最后表达感谢。

Q:如果收到 conditional offer 的话，语言小分和 GPA 都只差那么一点点，该怎么 argue 呢？

A：最好还是要考到 condition 这个分数，但如果最后你真的还是考不到的话，其实可以发邮件问一下小秘的，因为去年也有学生申请 UCL ，学校 con 了他的 GPA 和语言成绩，但是最后非常顺利地换成了一个 unconditional offer 。这个案例分享给大家，如果你收到 conditional offers ，语言小分和 GPA 都只差那么一点点，如果尝试去 argue ，是有很多机会的。

案例

首段：首先自我介绍，申请什么项目， application number 是什么，写这封信的目的是什么。

分别就 GPA 和语言成绩解释。GPA上1.一直努力在提高自己的学业成绩，我也非常珍惜这个机会，已经为在 UCL 的研究生阶段的学习做好了充分的学术准备，非常希望跟来自世界各地的优秀同学一起坐在伦敦大学学院的教室里面。2.几乎所有的课程在大学的前三年都上完了，大四是给学生去找工作和申请研究生的时间。我已经超过了毕业要达到的学分，虽然在最后一个学期没有更多的课程，但是我当时的论文成绩也没有被记录在总平均分，所以总 GPA 不太可能提高，但是学术成绩依然很优秀，论文获得了 A 的成绩。

证明英语方面的能力：1.大学四年以来养成了每天听英语新闻的习惯，尤其是特别关注国际政策方面的问题。2.在牛津和剑桥上过暑校，这个对于我英语方面的能力也是非常有帮助的。3.为了提高自己的英语写作和阅读能力，还参加了 research assistant 实习，表现远远超出了导师的预期。4.展望未来，表达了自己的决心，也制定了一个计划，希望不断加强自己的语言能力，为在 UCL 的学习做了充分的准备。

最后一段再次表白学校，项目对自己的重要性，自己给 program 带来哪些 contribution 等等。

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