被大家忽视的书面表达能力 不成为你晋升的垫脚石 就会变绊脚石
三国时期，曹丕曾说“盖文章,经国之大业,不朽之盛事” 。这句话的意思是说，写文章是治理国家的大业，是不朽的盛事。
现代职场人虽然不必通过考科举、写文章，来出将入相。但写作能力仍然在职场中不可或缺。
在招聘信息中，我们经常看到一个要求：书面和口头表达能力好，有一定的沟通能力。这代表，写作已经成为了职场中一个普遍的沟通工具，并且这条准则全世界通用。
“除非你是作曲家，否则老板不会要求你作曲；除非你是画家，否则老板不会根据你的画作给你打分。但是，几乎所有老板都会要求你写报告，以接受考核。”
这句话是宾夕法尼亚大学教授简·耶格尔所说。他专注于商业写作和人际关系领域，是全球备受推崇的“职场与人际关系”导师。
他的《非虚构写作课》已畅销了20年，虽然内容不断迭代更新，但始终被职场精英们奉为写作必备经典。
这本书帮助职场人士进行写作水平的自我评估，了解一些常见的写作障碍，并通过“写出好的内容”和“构建适合的写作风格”，帮大家树立信心，最终达到提高职场写作能力的目的。
一、职场写作中常见的两大问题
在职场中，人们从求职简历、推荐信，到给领导的简报、报告、方案稿，都需要写作来进行沟通。但在这个过程中，出现了两个常见的问题：
1.职场写作不够清晰严谨
与追求文学性的虚构类写作不同，职场中都是非虚构写作。非虚构写作，以写事实为主，起到引导和说服别人的作用。
那么，逻辑是否清晰、表述是否严谨，就是一个重要的标准。如果不够清晰严谨，就容易给工作带来意料之外的困难。
公元667年，唐高宗李治派兵讨伐高句丽。陆军由李勣统帅，一路攻克十六个城池，所向披靡。水军由郭待封统领，直指首都平壤。
但水军途中遇到了大风浪，船破、粮毁，没了后勤保障。于是，水军郭待封向陆军李勣求援。郭待封担心求援书信落入敌人之手，所以写了一首不清不楚的离合诗。
书信到达李勣手中时，他不但没立刻救援，反而大发雷霆，怪罪郭待封在紧要关头还写些风花雪月的诗词。好在，有下属试着将诗句首尾相连，破解了这首诗的奥秘，才解了郭待封的困局。
同样的，在职场写作中，我们也要确保写的内容能清晰、严谨地让对方接收，才算合格地完成了职场写作。
2.需要准确掌握职场写作中不同的种类和格式
非虚构类写作是一个现代词汇，但这种类型的文章其实古来有之。比如，李斯的《谏逐客书》、诸葛亮的《出师表》、贾谊的《论积贮疏》，这些都是不同的种类与格式。
如今，职场中的写作类型就更多了。比如招标书、产品说明书、合同等等。面对不同的种类，它们各自的格式也有不同。
为什么要强调这一点呢？因为选用的种类是否合适，格式是否规范，直接影响了文件是否方便阅读，方便处理。
只有做好这一点，我们才能不拖延工作效率，不影响在工作中与他人的沟通。
二、每个人都会不期而遇“写作障碍”
在职场写作中，有人遇到过这种困扰：
假设你想到了一个特别好的点子，先在大脑中反复思量，又在纸上画了草图，但是当要写出来交给领导时，却迟迟下不了笔。
这就是因为你头脑中的想法和写出来的文章，隔着“写作障碍”。而突破写作障碍，就是改善职场写作的第一步。
1.不必追求一次性写好
很多人都希望自己写的报告或者方案可以在领导那一次通过，但通常事与愿违。
领导总是打回来反复要求我们修改。改个一次两次还能接受，但如果改了三四次还没通过，有人就开始沮丧了，甚至怀疑自己永远也写不好。这就是一种写作障碍。
王安石在写“春风又绿江南岸”时，一个“绿”字曾由“到”、“吹”、“过”、“来”等字反复推敲。鲁迅在写《藤野先生》一文时，不足4000字，却修改了160多处。列夫·托尔斯泰的长篇巨著中，《战争与和平》修改了7次，《安娜·卡列尼娜》的开头就重写了20次。
在《非虚构写作课》一书中，简·耶格尔教授提到，写作本身就是一个“写作—编辑—重写”的过程，而不是一次性的问题。
我们通过反复修改，更能了解目标对象的意图和想法，这也是提高写作能力的必经之路。
而最初的追求完美，就是导致写作障碍的原因。写作应该是一个动态的过程，在编辑和修改的过程中，通过再思考，不断完善文章，才是正确的追求完美的方式。
2.克服拖延
当我们接到写作类工作时，很多人都有拖延的习惯。拖延是指，面对那些应该做但不想做的事时，我们选择了去做另外一件感觉很享受的事。
比如，打开Word文档准备写报告了，但是想了半天头疼，不想写。然后我们就拿起手机，愉快地刷了一小时头条。这就是一种写作障碍。
面对拖延的问题，如果觉得是因为自己了解的信息太少，还无法开始。那么，不妨先从知道的内容随意写起。写完第一遍之后，再查询遗漏的信息，把它补充上去。
也许，我们会惊讶地发现，自己其实已经掌握了很多信息，早就可以开始动笔写起来了。
如果是因为觉得写作这个工作太枯燥了，不想开始。那么，可以试试心理学家的“拆分法”。
比如，我们可以把写报告的工作，拆分成几个步骤。
先列好固定的格式，再草拟内容大纲，然后打印出一些参考资料，等等。这样面对每一个小步骤，就会觉得轻松一点。
再比如，还可以列一个时间清单，制定好每一个节点。
当我们计划了明天完成草拟大纲，那么，明天结束时，就要检查自己是否完成。如果拖延了，就在日历上做上标记，时刻提醒自己。同时，在开始前可以给自己设立一个自我奖励，来激励自己。
三、找回职场写作的信心，从内容和风格入手
树立信心，是打破写作障碍的终极方法。信心不是靠意志力，而是靠好的内容和适合的风格。
《非虚拟写作课》中提到一点：在接到写作任务时，必须先考虑你的思路，即你想说什么内容；你的动机，即为什么想表达这个观点；目标读者是谁，即这个文件是给谁看的。
认真思考了这三点，能帮助我们找到合适的内容和风格。
如何找到好的内容呢？内容是基于你掌握的知识和发现，然后选择自由创作，或收集材料进行研究。而职场写作的内容，大部分都是依靠收集研究材料。
散文家爱默生曾说：如果我们遇见过莎士比亚，未必会发现自己不如他，而是会认为我们是一样的，只不过他掌握了使用、分类素材的技巧，而我们没有。
在工作中，要完成一个报告，实际上就是在选择利用哪些材料，弃用哪些材料，然后找到恰当的顺序展示事实和自己的观点。这个过程中可能还需要筛选获得更多的素材。
收集素材有几个技巧：比如通过采访来自行获取信息；对工作中观察的主题和对象，作出批判性的解读，积累事实；利用工作之便，开展问卷调查；或者利用好现有的二手材料。
这些方法，可以让我们在写作中产生好的想法，也掌握了能够支撑想法的丰富素材。
那么，如何找到合适的写作风格呢？在工作中，最合适的写作风格，就是让写出的东西能够如实地展现你的工作能力。不会因为写作能力的问题，失去了职场优势。
简·耶格尔教授做过一个关于写作风格对职场人士影响的小测试：
面对一个主题相同的报告，一份简练清晰，一份冗长混乱。人们通常认为写作简练清晰的职场人士更聪明、更专业。
可见，即使是相同的内容，不同的写作风格也会影响一个人的职场形象。
在工作中，每个人都希望尽快了解信息。所以，使用简单清晰的句子，风格统一的段落，像说话一样自然的语气是最合适不过的。
当你在职场写作中掌握了好的内容和适合的风格，克服了拖延和追求一次写好的写作障碍。写作就会从职场绊脚石，成为你的晋升垫脚石。